Bạn đã từng nghe mọi người nói về cách thực hiện hồ sơ của việc vận chuyển phế liệu quốc tế, từ hàng hóa, du lịch và tất cả các công cụ tiếp thị và bán hàng mà mọi người nghĩ về khi họ nghĩ về sự lôi cuốn của thương mại quốc tế.

Nhưng điều mà công ty chúng tôi muốn nói đến đây là phần không hấp dẫn trong xuất khẩu: tài liệu cần thiết cho vận chuyển quốc tế. Đó là những thứ bạn cần để thực hiện và thực hiện một cách chính xác để cung cấp hàng hóa và kiếm tiền thành công. Công ty xuất nhập khẩu phế liệu Việt Đức cho rằng phần xuất khẩu không hấp dẫn này quan trọng hơn khía cạnh lôi cuốn khác, nhưng có lẽ đó chỉ là vì đó là những gì chúng tôi đã tập trung trong 10 năm qua.

Vận chuyển hàng hóa quốc tế rất cần thấu hiểu hồ sơ pháp lý

Vậy đó, sau đây là 8 tài liệu xuất khẩu tiêu chuẩn bạn cần hiểu để thành công trong việc vận chuyển quốc tế. Mời bạn cùng công ty dịch vụ cho thuê xe cẩu hàng xem chi tiết.

1. Hóa đơn Proforma

Trong một trao đổi xuất khẩu điển hình, mọi thứ bắt đầu khi bạn nhận được một cuộc điều tra về một hoặc nhiều sản phẩm của bạn. Yêu cầu đó có thể bao gồm một yêu cầu báo giá vận chuyển quốc tế.

Nếu cuộc điều tra đến từ một khách hàng tiềm năng trong nước, bạn có thể có một mẫu báo giá tiêu chuẩn để sử dụng. Tuy nhiên, trong một giao dịch quốc tế, báo giá của bạn sẽ được cung cấp dưới dạng hóa đơn chiếu lệ. Đó là bởi vì khách hàng tiềm năng quốc tế của bạn có thể cần một hóa đơn chiếu lệ để sắp xếp tài chính, để mở thư tín dụng, để xin giấy phép nhập khẩu phù hợp và hơn thế nữa.

Hóa đơn chiếu lệ trông rất giống hóa đơn thương mại và nếu bạn hoàn thành chính xác, chúng sẽ thực sự rất giống nhau. Hóa đơn chiếu lệ chỉ định như sau:

• Người mua và người bán trong giao dịch này.
• Mô tả chi tiết về hàng hóa.
• Phân loại hệ thống hài hòa của những hàng hóa đó.
• Giá tiền.
• Thời hạn thanh toán của việc bán hàng, thường được biểu thị là một trong 11 Incoterms hiện tại .
• Các chi tiết giao hàng bao gồm cách thức và nơi hàng hóa sẽ được giao và chi phí bao nhiêu.
• Tiền tệ được sử dụng trong báo giá, cho dù đó là đô la Mỹ hoặc một số loại tiền tệ khác.
• Hãy chắc chắn để ngày hóa đơn proforma của bạn và bao gồm một ngày hết hạn.
• Có thể có nhiều biến động trong quá trình xuất, vì vậy hãy giảm thiểu rủi ro của bạn bằng cách đặt khung thời gian cụ thể cho báo giá của bạn.

Bạn sẽ thắc mắc và cần tìm cước vận chuyển quốc tế có chịu thuế gtgt không? và mặt hàng của bạn sẽ thuộc diện nào.

2. Hóa đơn thương mại

Khi bạn đã gửi hóa đơn chiếu lệ cho khách hàng tiềm năng quốc tế của mình và nhận được đơn đặt hàng của họ, bạn cần chuẩn bị hàng hóa để vận chuyển, bao gồm các giấy tờ phải đi kèm với hàng hóa. Trong số các tài liệu đó, hóa đơn thương mại là một trong những quan trọng nhất.

Hóa đơn thương mại bao gồm hầu hết các chi tiết của toàn bộ giao dịch xuất khẩu, từ đầu đến cuối.

Hóa đơn thương mại có thể trông tương tự như hóa đơn chiếu lệ mà ban đầu bạn đã gửi cho khách hàng của mình để phục vụ như một báo giá, mặc dù nó phải bao gồm các chi tiết bổ sung mà bạn không biết trước đây. Ví dụ: một khi bạn có hóa đơn thương mại, bạn có thể có số đơn đặt hàng, số đơn đặt hàng hoặc một số số tham chiếu khách hàng khác; bạn cũng có thể có thêm thông tin ngân hàng và thanh toán.

Đối với các loại sắt thép phế liệu hay kim loại là các mặt hàng chịu thuế, chúng ta cần kiểm tra kĩ hóa đơn hơn,.

Tôi thường nhận được câu hỏi từ những người nhìn vào hóa đơn thương mại mẫu này và tự hỏi tại sao nó trông khác với hóa đơn mà công ty họ sử dụng cho các đơn đặt hàng trong nước. Hãy nhớ rằng hóa đơn bạn tạo từ hệ thống kế toán hoặc ERP của công ty là hóa đơn kế toán được sử dụng để được thanh toán, không xuất hóa đơn.

Đảm bảo bao gồm mọi thông tin bảo hiểm hàng hải có liên quan và bất kỳ chi tiết nào khác sẽ đảm bảo giao hàng nhanh chóng và thanh toán đầy đủ từ khách hàng của bạn.

3. Nắm được giá cước vận chuyển hàng không quốc tế

Giá cước vận chuyển quốc tế của mỗi cơ quan, đơn vị đứng ra nhận làm sẽ khác nhau. Tùy vào các yếu tố như: Số lượng hàng hóa, khoảng cách, trọng lượng. Bnạ sẽ được các công ty vận chuyển hàng hóa quốc tế báo giá khác nhau với hợp đồng đầy đủ pháp lý và ràng buộc.

4. Danh sách đóng gói

Danh sách đóng gói xuất khẩu có thể chi tiết hơn danh sách đóng gói hoặc phiếu đóng gói bạn cung cấp cho lô hàng nội địa của mình. Người giao nhận hàng hóa của bạn có thể sử dụng thông tin trong danh sách đóng gói để tạo vận đơn cho lô hàng.
Một ngân hàng có thể yêu cầu một danh sách đóng gói chi tiết được bao gồm trong bộ tài liệu bạn xuất trình để được thanh toán theo thư tín dụng.
Các quan chức hải quan ở Mỹ và quốc gia đích có thể sử dụng danh sách đóng gói để xác định vị trí của một số mặt hàng đóng gói mà họ muốn kiểm tra. Sẽ tốt hơn nhiều khi họ biết nên mở hộp nào hoặc mở pallet ra để thay vì tìm kiếm toàn bộ lô hàng.
Danh sách đóng gói xác định các mặt hàng trong lô hàng và bao gồm trọng lượng tịnh và tổng trọng lượng và kích thước của các gói hàng trong cả phép đo hệ mét và số liệu của đế quốc Mỹ. Nó xác định bất kỳ dấu hiệu nào xuất hiện trên bao bì và bất kỳ hướng dẫn đặc biệt nào để đảm bảo việc vận chuyển hàng hóa đến đích cuối cùng an toàn. Xem video dài bốn phút này để tìm hiểu cách tạo danh sách đóng gói.

5. Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa

Một số quốc gia yêu cầu chứng nhận xuất xứ cho lô hàng của bạn để xác định hàng hóa có nguồn gốc từ quốc gia nào. Những chứng nhận xuất xứ này thường cần được ký bởi một số tổ chức bán chính thức, như Phòng Thương mại hoặc văn phòng lãnh sự quán của một quốc gia. Giấy chứng nhận xuất xứ có thể được yêu cầu ngay cả khi bạn đã bao gồm quốc gia xuất xứ thông tin trên hóa đơn thương mại của mình.

Ngày càng có nhiều công ty từ bỏ quy trình tốn thời gian dựa vào các dịch vụ chuyển phát nhanh đắt tiền hoặc dành thời gian để trao giấy chứng nhận xuất xứ cho phòng thương mại để chứng nhận và đang dựa vào chứng nhận xuất xứ điện tử (eCO) cho lô hàng của họ . Một eCO thường nhanh hơn để quay vòng, cho phép bạn tùy chọn cung cấp chứng chỉ điện tử cho nhà nhập khẩu và có thể được đăng ký với Phòng Thương mại Quốc tế để cung cấp thêm uy tín.

Thông thường, Phòng Thương mại sẽ tính phí cho bạn để đóng dấu và ký giấy chứng nhận của bạn hoặc yêu cầu bạn phải là thành viên của phòng. Bạn sẽ cần gửi một mẫu đơn đã hoàn thành đến văn phòng buồng nơi họ sẽ đóng dấu và ký tên cho bạn.

Giấy chứng nhận quốc gia cụ thể
Ngoài giấy chứng nhận gốc của mẫu xuất xứ, còn có giấy chứng nhận xuất xứ cụ thể theo quốc gia. Hoa Kỳ hiện đã ký 14 hiệp định thương mại tự do với 20 quốc gia khác nhau, trong đó hàng hóa của Hoa Kỳ đủ điều kiện được giảm thuế suất hoặc bằng 0 khi nhập khẩu vào các quốc gia đó. Một số hiệp định thương mại tự do, như NAFTA và CAFTA, bao gồm nhiều quốc gia, bao gồm cả Hoa Kỳ

Để đủ điều kiện hưởng các mức thuế suất giảm này, trong hầu hết các trường hợp, nhà nhập khẩu phải có thể xác minh rằng hàng hóa mà họ đang nhập khẩu đủ điều kiện theo thỏa thuận thương mại tự do cụ thể của họ. (Tôi nói trong hầu hết các trường hợp vì các nhà nhập khẩu phải đưa ra yêu cầu này theo tất cả các hiệp định thương mại tự do trừ NAFTA. Theo NAFTA, nhà xuất khẩu được yêu cầu đưa ra quyết định và cung cấp NAFTA COO .)

>>> xem thêm: tìm đối tác kinh doanh phế liệu

6. Vận đơn

Có ba loại vận đơn phổ biến: vận chuyển nội địa, đại dương và vận đơn hàng không. Hiện được các đơn vị trong nước như vận chuyển quốc tế viettel đang nhận công việc này.

Vận đơn nội địa

Vận đơn nội địa thường là chứng từ vận chuyển đầu tiên cần thiết cho vận chuyển quốc tế được tạo ra cho xuất khẩu của bạn. Nó có thể được chuẩn bị bởi người vận chuyển nội địa hoặc bạn có thể tự tạo ra nó. Đó là một hợp đồng vận chuyển giữa nhà xuất khẩu và người giao hàng cho biết hàng hóa sẽ đi đâu; nó cũng phục vụ như là biên nhận của bạn rằng hàng hóa đã được chọn.

Trong một lô hàng quốc tế, vận đơn nội địa thường không được ký gửi cho người mua. Thay vào đó, nó được giao cho người vận chuyển hàng hóa quốc tế hoặc, nếu không trực tiếp cho người vận chuyển, cho người giao nhận, nhà kho hoặc một bên thứ ba nào khác sẽ ký gửi hàng hóa của bạn cho người vận chuyển khi sẵn sàng.

Vận đơn hàng không

Hàng hóa vận chuyển trên máy bay yêu cầu vận đơn hàng không. Không giống như vận đơn đường biển, vận đơn hàng không có thể được thương lượng. Đó là một hợp đồng vận chuyển giữa người giao hàng và người chuyên chở.

Vận đơn biển

Nếu hàng hóa của bạn được vận chuyển bằng tàu biển, bạn sẽ cần một vận đơn đường biển. Một vận đơn đường biển có thể đóng vai trò là một hợp đồng vận chuyển và một tài liệu về quyền sở hữu đối với hàng hóa. Có hai loại:

Một vận đơn đích danh được đưa vào một người nhận cụ thể và không thể thương lượng. Người nhận hàng sở hữu hàng hóa bằng cách xuất trình vận đơn gốc có chữ ký cho người chuyên chở.
Một vận đơn có thể thương lượng được ký gửi để đặt hàng hay đặt hàng cho người giao hàng và được người giao hàng ký và gửi đến một ngân hàng ở quốc gia của người mua. Ngân hàng giữ vận đơn gốc cho đến khi các yêu cầu của bộ sưu tập tài liệu hoặc thư tín dụng đã được thỏa mãn.

7. Thư hướng dẫn của người giao hàng

Một trong những người quan trọng nhất bạn sẽ làm việc trong quá trình xuất khẩu là người giao nhận hàng hóa của bạn, người thường sắp xếp việc vận chuyển hàng hóa quốc tế của bạn với một hãng vận chuyển và giúp đảm bảo bạn đã chăm sóc tất cả các chi tiết.

Bất kể ai đã thuê người giao nhận, điều quan trọng là bạn cung cấp cho anh ấy hoặc cô ấy Thư hướng dẫn của người gửi hàng (SLI) có chứa tất cả thông tin cần thiết để di chuyển thành công hàng hóa của bạn. (Dưới đây là một số lý do tốt tại sao một thư hướng dẫn là cần thiết) .

Tùy thuộc vào các điều khoản bán hàng đã được thỏa thuận của bạn, hãy nhớ rằng, đó thường là Incoterm mà bạn chọn, hoặc bạn thuê một công ty giao nhận vận tải để làm việc cho bạn, nhà xuất khẩu, hoặc trong trường hợp giao dịch xuất khẩu được định tuyến, người mua thuê một công ty giao nhận vận tải .

Tôi thường mô tả SLI như một loại bản ghi nhớ cho các giấy tờ xuất khẩu khác của bạn. Tùy thuộc vào việc người giao nhận có làm việc cho bạn hay không, SLI có thể bao gồm Giấy ủy quyền hạn chế cho phép anh ta hoặc cô ta thay mặt bạn thực hiện lô hàng này.

Tùy thuộc vào người đã thuê người giao nhận, SLI cũng có thể cấp quyền cho người giao nhận để gửi thông tin xuất khẩu điện tử thông qua Hệ thống xuất tự động (AES). Hầu hết các hàng xuất khẩu có giá trị hơn 2.500 USD mỗi mặt hàng phải được nộp cho hải quan thông qua AES, điều này khiến việc nộp đơn qua AES trở thành một cân nhắc quan trọng đối với nhiều nhà xuất khẩu.

Nếu người giao nhận được thuê bởi người mua, thì người giao nhận thường làm hồ sơ AES. Ngay cả khi bạn, với tư cách là người bán, thuê người giao nhận, bạn có thể trả tiền cho anh ta để làm hồ sơ AES thay cho bạn.

Thật đơn giản để nộp qua AES và tự mình thực hiện sẽ giúp bạn kiểm soát quá trình nhiều hơn. Ngày càng có nhiều khách hàng của chúng tôi đảm nhận trách nhiệm cho mỗi lô hàng xuất khẩu chỉ vì lý do đó và bạn có thể nhận được hướng dẫn từng bước để nộp tại đây.

Trong cả hai trường hợp khi vận chuyển quốc tế, ngay cả khi bạn không tự nộp AES, bạn vẫn được yêu cầu về mặt pháp lý để cung cấp các yếu tố dữ liệu nhất định cho người chuyển tiếp cho mục đích nộp đơn; điều này thường được thực hiện thông qua SLI. Bên cạnh đó, tôi tin tưởng mạnh mẽ rằng bạn, với tư cách là nhà xuất khẩu, hầu như luôn luôn là bên thực hiện AES nộp đơn ngay cả trong một giao dịch xuất khẩu được định tuyến trong đó người mua chọn giao nhận.

>>. xem thêm: Kinh nghiệm mở địa lý thu mua phế liệu

8. Các hình thức hàng hóa nguy hiểm

Nếu sản phẩm của bạn bị Hiệp hội Vận tải Hàng không Quốc tế (IATA) hoặc Tổ chức Hàng hải Quốc tế (IMO) coi là hàng nguy hiểm, bạn cần bao gồm mẫu hàng nguy hiểm phù hợp với lô hàng của mình. Vận chuyển hàng nguy hiểm hoặc vật liệu nguy hiểm có thể là khó khăn. Trước khi bạn làm điều đó, những người thích hợp tại công ty của bạn cần được đào tạo về cách đóng gói, ghi nhãn và tài liệu phù hợp của các lô hàng này.

Mẫu đơn IATA của Tuyên bố của Người vận chuyển đối với hàng hóa nguy hiểm, cần thiết cho các lô hàng không khí. Có một phiên bản khác nhau của mẫu cho các chuyến hàng đại dương. Một lần nữa, những hình thức này cần được hoàn thành bởi một người đã được đào tạo để xử lý việc vận chuyển hàng nguy hiểm.

9. Dự thảo ngân hàng

Dự thảo ngân hàng là một phần quan trọng của quy trình bán hàng quốc tế để chuyển quyền kiểm soát hàng hóa xuất khẩu từ người bán để đổi lấy tiền từ người mua. Vận chuyển quốc tế thường được gọi là một bộ sưu tập tài liệu , bởi vì người bán đính kèm các tài liệu khác nhau vào một bản nháp ngân hàng và thư xin việc.

Thông thường, ngân hàng của người bán sẽ gửi hối phiếu ngân hàng và các tài liệu liên quan thông qua người giao nhận hàng hóa đến ngân hàng của người mua hoặc ngân hàng có mối quan hệ tại quốc gia của người mua. Khi người mua ủy quyền thanh toán cho hàng hóa, ngân hàng của người mua sẽ phát hành chứng từ cho người mua và chuyển tiền cho ngân hàng của người bán.

Dự thảo ngân hàng có thể có hoặc không bao gồm thư truyền, bao gồm chi tiết về giao dịch hối phiếu ngân hàng bao gồm các loại tài liệu bổ sung được bao gồm và hướng dẫn thanh toán.

Các hình thức vận chuyển quốc tế hiện nay được các công ty dịch vụ vận chuyển quốc tế áp dụng

Hiện nay có các hình thức vận chuyển quốc tế phổ biến là:

Vận chuyển quốc tế đường hàng không

Vận chuyển hàng quốc tế đường biển

Tìm kiếm các hình thức khác nhau để vận chuyển quốc tế?

Tôi muốn coi tám tài liệu này là tài liệu xuất khẩu cơ bản cần thiết cho vận chuyển quốc tế, nhưng có hàng tá bạn sẽ gặp vào một lúc nào đó hoặc một người khác và bạn sẽ được phục vụ để biết chúng là gì trước khi bạn phải hoàn thành bất kỳ trong số chúng .

Các bước vận chuyển quốc tế – Quy trình thông quan

1. Chuẩn bị hàng hóa:

• Đóng gói hàng hóa phù hợp với quy định vận chuyển.
• Chuẩn bị các chứng từ cần thiết như: Hóa đơn thương mại, Tờ khai hải quan, Giấy phép xuất khẩu (nếu có), Chứng nhận xuất xứ (nếu có),…

2. Lựa chọn phương thức vận chuyển:

• Có 3 phương thức vận chuyển quốc tế chính: Vận tải đường biển, vận tải đường hàng không và vận tải đường bộ.
• Lựa chọn phương thức vận chuyển phù hợp với loại hàng hóa, thời gian giao hàng và ngân sách.

3. Tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ vận chuyển:

• Tìm kiếm các nhà cung cấp dịch vụ vận chuyển uy tín và có kinh nghiệm.
• So sánh giá cả và dịch vụ của các nhà cung cấp khác nhau.
• Lựa chọn nhà cung cấp phù hợp với nhu cầu của bạn.

4. Ký hợp đồng vận chuyển:

• Ký hợp đồng vận chuyển với nhà cung cấp dịch vụ.
• Hợp đồng phải ghi rõ các thông tin như: Loại hàng hóa, số lượng, trọng lượng, giá trị, phương thức vận chuyển, thời gian giao hàng, trách nhiệm của các bên,…

5. Đóng gói và dán nhãn hàng hóa:

• Đóng gói hàng hóa theo đúng quy định của nhà cung cấp dịch vụ vận chuyển.
• Dán nhãn hàng hóa rõ ràng, bao gồm thông tin về người gửi, người nhận, nội dung hàng hóa,…

6. Giao hàng cho nhà cung cấp dịch vụ vận chuyển:

• Giao hàng cho nhà cung cấp dịch vụ vận chuyển tại kho hoặc cảng.
• Ký nhận bàn giao hàng hóa.

7. Theo dõi và giám sát quá trình vận chuyển:

• Theo dõi quá trình vận chuyển thông qua hệ thống của nhà cung cấp dịch vụ hoặc website của hãng vận chuyển.
• Liên hệ với nhà cung cấp dịch vụ nếu có bất kỳ vấn đề gì xảy ra trong quá trình vận chuyển.

8. Nhận hàng tại điểm đến:

• Nhận hàng tại điểm đến được ghi trong hợp đồng vận chuyển.
• Kiểm tra hàng hóa và ký xác nhận nhận hàng.